Warum entspricht der PDF-Exportname nicht meinem InDesign-Dokumentnamen?

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Standardmäßig bekommt ein PDF beim Export aus InDesign den Dokumentnamen zugewiesen. Allerdings ist das nicht immer so und unter Umständen kann das zu einem Ärgernis werden. Doch wann genau passiert das und wie kann man das Problem lösen?

Grundlagen
Wenn man eine neues InDesign-Dokument erstellt und dieses dann beispielsweise unter dem Namen »RichtigerName.indd« speichert, bekommt dieses Dokument beim PDF-Export automatisch den Dokumentnamen zugewiesen. Das PDF heißt also »RichtigerName.pdf«.

Das ist schön und gut, allerdings nicht immer so gewünscht. Es kann beispielsweise sein, dass sich im Dokument »Einladung.indd« zwei Seiten mit zwei verschiedenen Sprachen befinden und man dieses Dokument daher einmal als »Einladung_Deutsch.pdf« und einmal als »Einladung_Englisch.pdf« exportiert. Man muss den Namen also manuell ändern.
Jedoch geht immer dann, wenn man den Namen beim Export manuell ändert, die automatische Verknüpfung zwischen Dokument- und Exportname verloren. Der zuletzt manuell vergebene Exportname wird dann mit dem InDesign-Dokument gespeichert. Öffnet man das Dokument also beispielsweise zwei Monate später wieder und exportiert es erneut, schlägt InDesign automatisch den zuletzt vergebenen Namen vor – in unserem Beispiel »Einladung_Englisch.pdf«.

Das Problem
Das beschriebene Verhalten ist zwar logisch und gut, manchmal führt es aber zu einer ungewollten Situation. Beispielsweise dann, wenn man so eine Datei (mit manuell veränderten Namen) als Vorlage für andere Dokumente benutzt.

Ich hatte kürzlich den Fall, dass ich ein Dokument erstellt habe, dessen Name aus einer Artikelnummer bestand, sagen wir: »0123456789.indd«. Während der Layoutphase habe ich das Dokument, mit dem manuell vergebenen Namen »0123456789_Layout.pdf« exportiert. Nach der Freigabe musste ich davon etwa 200 Varianten erstellen. Dazu habe ich die Datei kopiert und im Finder die richtigen Dokumentnamen (also Artikelnummern) vergeben. Da das Ursprungsdokument aber einen manuell vergebenen Namen hatte, hatten beim Export der 200 Dateien auch alle den gleichen Namen, also »0123456789_Layout.pdf« und nicht wie gewollt die zuvor definierten Dateinamen. Nun hätte ich beim Export natürlich wieder manuell den richtigen Namen vergeben können, das war mir aber zu fehleranfällig und ebenso viel zu mühsam. Also musste eine andere Lösung her.

Die Lösung(en)
Eine Möglichkeit – um sich das Tippen zu ersparen – ist, dass man beim Exportieren das entsprechende InDesign-Dokument anklickt. Damit wird der Name automatisch in das Textfeld eingetragen:

export-indesign-pdf-name

Das war mir aber zu langsam und bei der Menge an Dokumenten auch viel zu fehleranfällig.

Das brachte mich zur Verwendung von Peter Kahrels Skript »Batch process«. Dieses Skript vergibt beim Export immer den Dokumentnamen. Doch obwohl das Skript wirklich genial ist, war es für meinen Zweck nicht ganz passend. Es musste also eine maßgeschneiderte Lösung her.

Meine Ziel war ein simples AppleScript, dass den aktuellen Dokumentnamen in die Zwischenablage kopiert, sodass ich bei Bedarf den Namen schnell und fehlerfrei einfügen kann. Das war relativ schnell erledigt:

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Dem Skript habe ich dann in InDesign noch ein Tastaturkürzel zugewiesen. So kann ich es schnell aufrufen und wenn nötig den Namen bequem und ohne Fehler einfügen.

Das tolle daran: Sobald der Exportname wieder dem Dokumentnamen gleicht, stellt InDesign automatisch wieder eine Verbindung zwischen den beiden her. Das Skript muss somit nur einmal verwendet werden und für die Zukunft ist das Dokument dann wieder »repariert«.

Fazit
Wenn man über diese Vorgehensweise von InDesign Bescheid weiß, lässt sich das Problem sicherlich oft vermeiden. Allerdings hat man leider nicht immer Einfluss darauf, beispielsweise wenn man mit Fremddokumenten arbeiten muss. Mit den oben genannten Lösungsvorschlägen bekommt man das Problem aber relativ simpel wieder in den Griff. Mein Skript gibt es übrigens hier zum Download.

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Tipps zum Anwenden und Organisieren von Photoshop-Aktionen (Aktionen Teil 2)

Im Artikel »Wie erstellt man Photoshop-Aktionen richtig? (Teil 1)« haben wir besprochen, wie man perfekte Aktionen erstellt. Hier erfährst du, wie man diese Aktionen einfach anwendet und organisiert.

Aktionen anwenden:
Das Anwenden ist denkbar einfach. Im Normalansichtmodus muss man nur die entsprechende Aktion auswählen und den Play-Button drücken. Im Schaltflächenmodus (rechts) reicht ein einfacher Klick auf die Aktion.

aktionen-abspielen

Mit gedrückter Cmd-Taste und einem Doppelklick auf die gewünschte Aktion, können Aktionen auch aus der normalen Ansicht schnell gestartet werden. Darüber hinaus kann man Aktionen auch ein Tastaturkürzel zuweisen.

Tipps und Tricks zum Anwenden:
– Mit gedrückter Cmd-Taste wird beim Drücken des Play-Buttons nur ein Schritt abgespielt.

– Bei einer Vielzahl an zu bearbeiteten Bildern kann man mithilfe der Stapelverarbeitung Aktionen auf mehrere Bilder oder ganze Ordner anwenden.

Aktionen organisieren:
Wer viel mit Aktionen arbeitet, sollte diese auch regelmäßig speichern. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Über das Bedienfeldmenü mit »Aktionen speichern« oder
2. Durch das Sichern der »Actions Palette.psp«-Datei.

Die erste Variante ist natürlich leichter erreichbar, hat jedoch den Nachteil, dass jeder Satz einzeln gespeichert werden muss. Wer seine Aktionen in mehreren Sätzen organisiert, ist hiermit eventuell unzufrieden. Daher besteht auch die Möglichkeit, das Backup der Aktionen als Ganzes zu sichern. Dieses Backup hebt Photoshop unter folgendem Ordner auf: Macintosh HD > Benutzer > Name > Library > Preferences > Adobe Photoshop XX Settings > Actions Pallete.psp.

Tipps und Tricks zum Organisieren:
– Aktionen als Text speichern: Wie eben erwähnt, kann man über das Bedienfeldmenü des Aktionsfensters Aktionen speichern. Hält man dabei aber zusätzlich die Cmd+Alt-Taste gedrückt, werden die Aktionsschritte in einer Textdatei schriftlich gesichert.

– Im Schaltflächenmodus können Aktionen farblich gekennzeichnet werden. So lassen sich zusammengehörende Aktionen optisch gruppieren (siehe Screenshot weiter oben).

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Wie erstellt man Photoshop-Aktionen richtig? (Aktionen Teil 1)

Mit den Aktionen bietet Photoshop die praktische Funktion, wiederkehrende Arbeiten zu automatisieren. Dazu werden die einzelnen Arbeitsschritte aufgenommen und als Aktion zusammengefasst. Diese Aktion kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder abgespielt werden. Aktionen helfen aber nicht nur dabei, effizienter zu arbeiten, sie sind auch ein »Speicher« für Techniken oder Arbeitsweisen, die man sich somit direkt in Photoshop »notieren« kann. Und obwohl Aktionen sehr einfach zu erstellen und zu verwenden sind, gibt es doch einiges zu beachten. Sehen wir uns zunächst das Erstellen von Aktionen näher an.

Aktionen erstellen:
Das wichtigste beim Erstellen von Aktionen ist ein sinnvoller, sauberer Aufbau. Das bedeutet, dass Aktionen so aufgebaut sein sollten, dass sie in so vielen Dokumenten wie möglich fehlerfrei angewandt werden können. Sinnvoll heißt hier also, dass sie unabhängig von sämtlichen Variablen wie Ebenennamen etc. funktionieren. Denn beim Aufnehmen einer Aktion weiß man noch nicht, wie das spätere Dokument aussehen wird: Wie ist der Ebenenaufbau? Gibt es eine Hintergrundebene? Ist eine Ebene beim Starten der Aktion ausgewählt? Und so weiter …

Wie löst man dieses Problem? Zunächst ein konkretes Beispiel:

Unser Ziel ist eine Aktion, die das offene Dokument (welches nur eine Ebene besitzt) mit dem Gaußschen Weichzeichner weichzeichnet. Das klingt simpel und man könnte vermuten, dass es reicht, bloß den Gaußschen Weichzeichner aufzunehmen. Es gibt jedoch einige Variablen, die man beachten muss: Denn es wäre möglich, dass die eine vorhandene Ebene beim späteren Abspielen der Aktion nicht ausgewählt ist. Das Ganze endet dann mit folgender Fehlermeldung:

fehlermeldung


Klar, wenn keine Ebene ausgewählt ist, was soll dann weichgezeichnet werden? Im ersten Augenblick erscheint es daher sinnvoll, das Auswählen der Ebene mit in die Aktion aufzunehmen.

auswahl-ebene


Aktionen vermerken beim Auswählen einer Ebene jedoch immer den Ebenennamen, im Beispiel hier »Ebene 1«. Wird die Aktion nun in einem Dokument angewandt, wo keine Ebene 1 existiert, kommt es beim Abspielen wieder zu einem Fehler.
Dazu kommt, dass das Dokument auch aus mehreren Ebenen bestehen kann. Dann reicht es nicht, bloß eine Ebene auszuwählen und weichzuzeichnen – die Ebenen müssen vorher irgendwie auf eine reduziert werden.

Man sieht schon, hier gibt es viele Variablen, die man beim Erstellen einer Aktion nicht kennen kann. Die Lösung ist also, dafür zu sorgen, dass diese Variablen keinen Einfluss auf das Abspielen der Aktion haben. Und das geht im konkreten Beispiel so:

  1. Man startet die Aufnahme und erstellt eine neue Ebene mit dem Kürzel Cmd+Alt+Shift+N. Das führt auch dazu, dass die neue Ebene die aktive Ebene wird. Egal ob vorher eine Ebene ausgewählt war oder nicht.
  2. Anschließend fügt man mit dem Kürzel Cmd+Alt+Shift+E alle Ebenen auf der zuvor erstellten Ebene zusammen.
  3. Der Ordnung halber sollte man mit dem Befehl Ebene > Anordnen > In den Vordergrund noch dafür sorgen, dass die aktive Ebene zur obersten Ebene wird. In manchen Fällen wäre sie das vielleicht ohnehin, wenn sie es aber noch nicht ist, wird sie es hiermit. Das Aufzeichnen dieses Menübefehls funktioniert nur über das Bedienfeldmenü des Aktionsfensters mittels »Menübefehl einfügen«. Dieser Schritt dient dazu, einen fix definierten Zustand (Ebenenaufbau) zu erhalten, der unabhängig von allen anderen Variablen fehlerfrei erreicht werden kann.
  4. Zu guter Letzt muss dann noch der Gaußsche Weichzeichner aufgenommen werden.

Das Ergebnis ist eine Aktion, die von keiner Variable abhängig ist.

Hinweis zu Schritt 1 und 2: Normalerweise erzeugt der Befehl Cmd+Alt+Shift+E eine neue Ebene und fügt alle sichtbaren Ebenen auf dieser zusammen. Warum habe ich dann im Schritt 1 zunächst manuell eine neue Ebene erzeugt? Weil es zwei (mir bekannte) Fälle gibt, wo nur das Kürzel Cmd+Alt+Shift+E nicht funktioniert:

  1. Wenn die aktive Ebene ausgeblendet ist. Dann verweigert Photoshop das Tastaturkürzel bzw. die entsprechende Funktion. (Selbst dann, wenn alle anderen Ebenen eingeblendet sind.)
  2. Wenn die aktive Ebene leer ist. Dann erstellt Photoshop mit Cmd+Alt+Shift+E nämlich keine neue Ebene sondern kopiert die zusammengefügten Ebenen in die schon vorhandene, aktive Ebene hinein. Da wir aber beim Erstellen der Aktion nicht wissen, welche Ebene eventuell aktiv sein wird, führt das definitiv zu Fehlern.

Daraus ergeben sich folgende allgemeine Regeln zum Erstellen von Aktionen:
Regel 1, Ebenen nicht per Namen auswählen: Wie im obigen Beispiel beschrieben, kann das zu Fehlern führen. Während der Aufnahme von Aktionen sollten daher niemals Ebenen ausgewählt werden. Einzige Ausnahme: Die Ebene wurde während der Aktion erstellt. Ebenen dürfen aber sehr wohl relativ ausgewählt werden, beispielsweise mit dem Kürzel Alt+. für die oberste Ebene oder Alt+, für die unterste Ebene. Denn hierbei spielt der Ebenenname keine Rolle.

Regel 2, Alle Schritte wenn möglich innerhalb eines Dokuments ausführen:

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Photoshop referenziert geöffnete Dokumente in den Aktionen nicht per Namen, also absolut, sondern relativ. D.h. als vorheriges oder nächstes Dokument. Das kann aber zu Problemen führen, wenn die Reihenfolge bzw. die Anzahl der geöffneten Dokumente beim Abspielen der Aktionen nicht die gleiche ist, wie beim Aufnehmen.

Regel 3, Aktionen sollten so wenig Schritte wie möglich besitzen: Der Grund dafür ist die bessere Performance. Auch interaktive Aktionen, die die Eingabe vom Benutzer verlangen, sollten so weit wie möglich vermieden werden. Diese können nämlich beispielsweise nicht sinnvoll mit der Stapelverarbeitung abgespielt werden.

Tipps und Tricks zum Erstellen:
– Schnappschuss erstellen: In vielen Fällen macht es Sinn, beim Aufnehmen einer Aktion zuerst einen Schnappschuss zu erstellen. Warum? Aktionen führen beim Abspielen jeden aufgezeichneten Schritt einzeln aus. Im Protokoll erscheinen daher beim Anwenden mitunter sehr viele Schritte. Dadurch ist es schwer, die ausgeführte Aktion rückgängig zu machen. Besitzt die ausgeführte Aktion sogar mehr Schritte als Protokollobjekte zugelassen werden, ist es gar unmöglich, die Aktion vollständig rückgängig zu machen. Ein Schnappschuss löst dieses Problem, da er den Dokumentzustand speichert, der beim Starten der Aktion vorherrscht.

schnappschuss


– Um einen Pfad in eine Aktion zu integrieren, muss der Pfad vor der Aufnahme erstellt werden, und dann während der Aufnahme ausgewählt und mittels »Pfad einfügen« aus dem Bedienfeldmenü eingefügt werden.

– Seit der Photoshop Version 13.1.2 (CS6), lassen sich auch Konditionen einbauen. So kann man beispielsweise eine gewisse Aktion nur dann starten lassen, wenn das Dokument hochformatig ist. Das kann unheimlich praktisch sein und erweitert den Funktionsumfang der Aktionen ein klein wenig in Richtung Skripte.

– Beim Aufzeichnen einer Aktion können auch schon vorhandene Aktionen integriert werden. Allerdings wird dabei nicht nur der Name der abgespielten Aktion aufgenommen, sondern auch der Satz, in dem sie sich befindet. D.h. dass der Aktionsname und der Ort nicht verändert werden dürfen, ansonsten wird die Aktion beim Abspielen nicht gefunden.

– Will man nur einen Schritt einer Aktion verändern, kann man dies mit der Option »Erneut aufzeichnen« tun. Im Normalansichtmodus reicht aber auch ein Doppelklick auf den entsprechenden Schritt.

Im zweiten Teil erfährst du alle wichtigen Tipps und Tricks zum Anwenden und Organisieren von Aktionen.

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Quicktipp: Endformat (Trimbox) eines PDFs unkompliziert anzeigen

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Druckfähige PDFs enthalten in der Regel auch Daten außerhalb des eigentlichen Seitenformats. Meist handelt es sich dabei um Schnittmarken, den Anschnitt oder auch Seiteninformationen.

Das Problem daran ist aber, dass dadurch die tatsächliche Seitengröße – also das Endformat – verwaschen wird, denn Acrobat zeigt in der kleinen Infobox immer das komplette Format – die Mediabox – an. Dennoch ist die korrekte Information natürlich im PDF hinterlegt, und zwar in der sogenannten Trimbox. Diese kann beispielsweise über das Werkzeug »Seitenrahmen festlegen« eingesehen werden. Allerdings ist das etwas umständlich und im Acrobat Reader nicht möglich.

infobox

Ich möchte daher eine weitere Variante vorstellen: Und zwar ein Skript, das von »Hilfdirselbst«-Mitglied Lars geschrieben wurde. (Vielen Dank dafür!)

Zunächst muss dieses Script in folgendem Ordner abgelegt werden:
Macintosh HD > Benutzer > Name > Library > Application Support > Adobe > Acrobat > Version > JavaScripts

In Acrobat X steht das Skript anschließend in der Werkzeugleiste unter »Zusatzprogramme-Zusatzmodul« als Button mit dem Titel »Trimbox« bereit. Mit einem Klick darauf, erhält man schnell und unkompliziert das Endformat.

trimbox

In Acrobat DC ist die Installation etwas umständlicher: Zunächst muss man im Werkzeuge-Menü unter Anpassen > Benutzerdefiniertes Werkzeug erstellen im Drop-Down-Menü auf Öffnen klicken. Damit öffnet sich ein Fenster, wo unter Zusatzprogramme der Eintrag »Trimbox« zu finden ist. Mittels der zwei Plus-Buttons kann man nun wählen, ob das Tool in der Symbolleiste oder in der rechten Werkzeugleiste angezeigt werden soll.

acrobat-dc-script

Hier nochmal der Link zu dem Forumsbeitrag mit dem entsprechenden Skript: Trimbox anzeigen.

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Abstand zwischen Ebenen gleichmäßig verteilen

Obwohl sich InDesign, Illustrator und Photoshop über die Jahre immer ähnlicher wurden und es heute deutliche Überschneidungspunkte gibt, sind manche »Basis-Funktionen« noch immer nicht in jedem Programm enthalten. Ein solches Beispiel ist die fehlende Möglichkeit, in Photoshop Abstände gleichmäßig zu verteilen.

In der klassischen Bildbearbeitung ist das zwar auch selten gefragt, aber es wundert dennoch, da Photoshop in letzter Zeit immer stärker für Web- und UI/UX-Designer vermarktet wird. Und gerade für diese Zielgruppen, ist es hilfreich, Abstände zwischen mehreren unterschiedlich großen Objekten gleichmäßig zu verteilen.

unterschied-verteilung

Da Photoshop diese Funktion bis dato nicht mitbringt, ist die Lösung hierfür ein Script. Trevor Morris hat mit seinen beiden Scripts »Distribute Layer Spacing Vertical« und »Distribute Layer Spacing Horizontal« genau diese Funktion nachgebaut und ergänzt damit die von Photoshop bereitgestellte Funktion »Um horizontale Mittelachse verteilen«.

screenshot-website

Mit den Scripts können Ebenen sowohl innerhalb als auch außerhalb von Gruppen ausgerichtet werden.

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Illustrator mit Startup-Profilen personalisieren

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Jeder kennt das: Man öffnet in Illustrator ein neues Dokument und wird mit einer Menge Farbfelder, Pinsel oder Symbolen konfrontiert, die man gerade nicht benötigt. Dafür fehlen aber jene, die man für die tägliche Arbeit braucht.

Das muss nicht sein. Sehr viel lässt sich hier personalisieren. Und zwar mit den sogenannten »Startup-Profilen«. Diese steuern, wie ein neues Dokument aussehen soll.

Neues Dokument in Illustrator erstellenWeiterlesen ...
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Photoshop Tipps, Tricks und Geekfacts #2

1. Pinselvorgaben vs. Werkzeugvorgaben
Beim Erstellen einer Pinselvorgabe wird alles gespeichert, was in der Pinselpalette konfiguriert werden kann. Beim Speichern einer Werkzeugvorgabe werden darüber hinaus auch noch die Einstellungen, die man in der Optionsleiste konfigurieren kann, gespeichert. Beispielsweise die Deckkraft oder der Fluss.

Werkzeugvorgabe

2. Aktionen einfach speichern

Actions Palette

Ich habe meine Aktionen in mehreren Sätzen organisiert. Da ich die Aktionen auch regelmäßig aktualisiere, speichere ich sie auch öfters. Photoshop kann aber nur jeden Satz einzeln speichern. Es geht aber auch komfortabler, denn Photoshop hebt unter folgendem Ordner ein Backup der Aktionen auf:
Macintosh HD > Benutzer > User > Library > Preferences > Adobe Photoshop CS6 Settings > Actions Pallete.psp. Ich sichere daher immer nur diese eine Datei. Will ich die Aktionen nach einer Neuinstallation, Crash etc. wieder laden, ziehe ich nur die gesicherte Datei in den entsprechenden Ordner und alles ist wieder wie zuvor.

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